Hoe krijg je dat, inzicht in je tijd? Door tijdregistratie met Toggl! Met deze handige app kun je gemakkelijk meten waar je tijd op een gemiddelde dag naartoe gaat. Telkens wanneer je een taak start, zet je de ingebouwde timer aan. Deze houdt voor je bij hoe lang je met deze taak bezig bent en slaat het op in een tijdregistratie-overzichtje:
Stap 1: Toggl je tijd 1 week
Je zet de timer aan zodra je een taak of handeling start, geeft hem een naam (bijvoorbeeld ‘offerte schrijven’ maar ook ‘pauze’ of ‘printer aan de praat krijgen’) en zet de timer weer uit zodra je klaar bent met de taak of handeling.
Probeer niet de wenselijke gegevens bij elkaar te sprokkelen, maar wees eerlijk naar jezelf. Heb je een kwartier door Facebook gescrolld terwijl dat rapport nog op je lag te wachten? Toggl het! Alleen zo krijg je een overzicht dat op de werkelijkheid gebaseerd is.
Doe dit een week lang en ga dan over naar stap 2.
Stap 2: Creëer inzicht
Om inzicht in de brei aan taken en tijden te krijgen, breng je categorieën aan in je Toggl. Dat doe je door ‘tags’ aan je taken toe te voegen. Een aantal voorbeelden van tags zijn: ‘jaarverslag’, ‘presentatie prospect Zeilstra’, ‘ad hoc’, ‘pauze’, ‘privé op werk’, ‘familietijd’, ‘klussen’, ‘persoonlijke verzorging’, ‘ontspanning’, ‘sport’ of ‘postzegelverzameling’.
Vervolgens kun je alle taken met een bepaalde tag uit de brei filteren om te zien hoe veel tijd je bijvoorbeeld hebt besteed aan ‘ad hoc’ taken. Of misschien sta je wel perplex van hoe weinig tijd er naar ‘sport’ is gegaan deze week?
Stap 3: Verwerk de tijdregistratie gegevens – met 5 vragen
Dit is de belangrijkste stap. Je gaat de inzichten die je hebt gekregen uit de gegevens nu verwerken.
Dat doe je door de volgende vragen stellen bij elke Toggl-taak:
-
Aan welke taken kan ik minder tijd besteden? (bijvoorbeeld ‘Facebook checken’ uit ‘pauze’)
-
Welke taken kunnen gedelegeerd worden? (bijvoorbeeld ‘dakgoot repareren’ uit ‘klussen’)
-
Welke taken zouden meer gestroomlijnd kunnen worden? (bijvoorbeeld ‘afbeeldingen toevoegen’ uit ‘jaarverslag’)
-
Welke activiteiten zouden gecombineerd kunnen worden? (bijvoorbeeld ‘podcast luisteren’ en ‘joggen’)
En dan de allerlaatste en allerbelangrijkste finale-vraag, die je jezelf móet stellen om tijd te maken en deze beter te besteden:
5. Waar spendeer ik veel te weinig tijd aan? (bijvoorbeeld ‘familietijd’ of een welbekende: ‘sporten’)
Stap 4: Doe de wisseltruc
Wat je nu doet is de meest simpele en essentiële handeling om tijd te maken voor de mooie of noodzakelijke dingen in het leven: doe de wisseltruc. Wissel de tijd die je hebt gekregen door de eerste 4 vragen te stellen in voor de tijd die je aan bepaalde handelingen of activiteiten zou moeten of willen besteden.
Stap 5: Analyseer het resultaat
Analyseer je voortgang als tijd-maker met regelmaat. Plan een afspraak met jezelf in in je agenda, bijvoorbeeld over een maand, en kijk dan eens terug op de afgelopen periode. Wat is je bevallen in je nieuwe time management? Wat niet en wat wil je graag terugdraaien of bijschaven? Pas je dagelijkse tijdindeling weer aan en werk zo toe naar het niveau van tijd-maker-pro.
