Berichten in de categorie: Wat doet een Virtual Assistant

“Ik heb het veel te druk”.

Dit hoor ik regelmatig als reden, als ik ondernemers benader om een interview te geven.

Ik interview ondernemers die coachen met en voor honden en houd wekelijks een interview waarin ze vertellen waar ze mee kunnen helpen.

Een interview kost een ondernemer ongeveer 3 kwartier.

Een half uur om zich voor te bereiden op de vragen en ongeveer een kwartier voor het interview zelf. En toch voelt het als dat ze er geen tijd voor hebben.

Hoe jouw grootste tijdlekken te ontdekken?

Hoe is dit voor jou?

Voelt het voor jou ook of er te weinig uren in een dag zit?

Zie jij op tegen taken die telkens weer terugkomen en je zoveel tijd kosten. Waar zit bij jou de tijdlek?

Maak eens een lijst met al jouw taken. Waar zit nu je tijd in? Waar zou jij dagelijks je tijd aan willen besteden en waar zou je je niet meer mee bezig willen houden?

Een mailbox die overloopt met onbeantwoorde mails of zie je op tegen die social media berichten die je steeds moet plaatsen?

Ik kan je hier verschillende tips voor geven, maar een tip werkt niet.

Je moet de oorzaak aanpakken.

Waarom krijg je zoveel mails?

Is jouw website niet duidelijk genoeg?

Zijn de meeste mails van klanten?

Hoe kan je ervoor zorgen dat je minder mails krijgt.

Efficiënt werken

Je kunt wel heel de avond doorwerken om je achterstand weg te werken, maar de volgende dag zit je weer met veel mailtjes.

Nou vooruit, dan toch die tip:

• Zorg dat je een FAQ-lijst op je website zet. De veel gestelde vragen die je in je mail krijgt zet je daarin.
• Spreek af met je klant dat jullie samenwerking in de tool Trello is en dat haar vragen en de antwoorden in Trello komen. Dan heb je alles op een plaats en hoef je niet meer te zoeken in de mails.

En dit is nog maar één tijdlek die je aan kunt pakken.

Voordelen van taken batchen voor ondernemers

In plaats van steeds van de ene taak naar de andere te springen, kun je vergelijkbare taken groeperen en ze in één keer afhandelen.

Door vergelijkbare taken achter elkaar te doen, kun je je beter concentreren voor die specifieke taak. Dit vermindert de onderbrekingen en overgangstijd tussen verschillende soorten taken die nodig is om van de ene taak naar de andere over te schakelen, waardoor je kostbare tijd bespaart. Het stelt je in staat om een bepaalde workflow te creëren en in een ritme te komen. Naarmate je meer ervaring opdoet met het batchen van taken, kun je efficiënter werken en meer gedaan krijgen in dezelfde hoeveelheid tijd.

Deze taken zijn waarschijnlijk heel belangrijk voor je en komen steeds terug en daarom perfect zijn om uit te besteden aan een VA.

Welke taak kost je heel veel tijd en waar zie je telkens tegenop om weer aan te beginnen? Welke taak komt structureel terug, wekelijks, maandelijks?

Is dit een taak die je uit kunt besteden?

Uitbesteden aan een Virtual Assistant

Het is misschien een drempel die je over moet, want misschien denk je dat j́íj́ dit alleen kunt. Of vind je het spannend om dingen los te laten en iets door een ander te laten doen?

Weet dat er Virtual Assistants zijn die hier gespecialiseerd in zijn. Elke Virtual Assistant heeft haar eigen expertise. Ze heeft haar werkwijze die makkelijker en efficiënter is, omdat ze het zo vaak doet.

Denk je dat uitbesteden te duur zijn? Als ondernemer ben je waardevol voor je bedrijf en je klanten. Je tijd is kostbaar en zou optimaal moeten worden benut. Bedenk hoeveel tijd jij er mee kwijt bent en wat jouw uurtarief is. Tijd die je zelf weer kunt besteden aan de groei van je bedrijf. Het inhuren van een VA een investering in je eigen productiviteit en bedrijfsgroei.

Social media uitbesteden aan een Virtual Assistant

Het beheer van bijvoorbeeld Social media kan tijdrovend zijn, met het regelmatig plaatsen van berichten, het beantwoorden van reacties en het monitoren van prestaties. In mijn blog schrijf ik meer hierover.

Ik, als Virtual Assistant kan dit overnemen en zorgen voor een consistente aanwezigheid op Social media, terwijl jij je kan concentreren op jouw expertise, zonder dat je bang bent dat je geen invloed meer op hebt wat voor berichten er geplaatst wordt. Ik ben afhankelijk van jouw input, zodat je betrokken blijft en ik uitdraag waar jij voor staat. We gaan het samen doen.⁠

Gun jezelf een beter gevoel aan het einde van je week. Dat je al jouw taken af hebt kunnen krijgen en meer rust hebt in je hoofd.

Ik denk graag met je mee. Plan een groeigesprek in.

Zelf doen scheelt gewoon geld. Het is vaak een eenmalige investering in de cursus en daarna kost het niets meer. Misschien een update na een tijdje, maar geen maandelijkse kosten. Je hebt telkens weer inspiratie nodig om zelf iets nieuws te verzinnen. Je hebt er soms gewoon even geen zin in, of je hebt even helemaal geen inspiratie en je slaat dan een dagje over, of twee, of drie….

Het kost je tijd om regelmatig of elke dag weer een bericht te maken en te plaatsen. Ook in vakanties of tijdens ziekte verwachten je klanten iets van je te zien.  Als je even niet zichtbaar bent geweest vergeten ze je en kan je weer opnieuw een relatie op gaan bouwen. Het kost ook extra tijd om iets uit te zoeken, hoe was het ook al weer?

Uitbesteden: Een doorlopende investering in jouw bedrijf

Het kost geld om je social media uit te besteden, dat is een doorlopende investering in je bedrijf. Per maand wordt je een bedrag in rekening gebracht.

Een Virtual Assistant (VA) maakt jouw berichten, zowel de teksten als de bijpassende afbeeldingen en plant ze voor je in. Er gaat denkwerk aan vooraf om de beste berichten te maken.

Een VA heeft ervaring en weet na verloop van tijd precies welke post precies werkt en welke minder. Zij leest de statistieken en stuurt bij. Ze past een strategie toe en werkt toe naar gebeurtenissen in jouw bedrijf: een webinar, een workshop, een blog, een lancering.

Een VA heeft nooit zoveel kennis van jouw bedrijf als jij zelf. Als je je social media gaat uitbesteden, stuur je de foto’s en informatie naar jouw VA. Dan kan zij dat bericht plaatsen met jouw input. Ze kan je niet alles uit handen nemen. Het is afhankelijk van jouw input. Zij heeft jouw foto’s en informatie nodig om berichten te maken. Zo blijf je betrokken bij jouw marketing. Je gaat het samen doen.

Social media verandert telkens, het kost tijd om al die veranderingen bij te houden. Een VA houdt zich op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op social media gebied. Zij volgt zelf nog regelmatig cursussen en leert telkens bij. Social media beheer is dan ook een vak.

Ondernemers besteden al snel ongeveer 14 uur per week aan social media. Het scheelt gewoon tijd om een VA in te schakelen die jouw Social Media verzorgt. Tijd die jij liever aan je bedrijf wil besteden, of aan je familie. Je hebt het al druk genoeg. Per maand wordt je een bedrag in rekening gebracht. Maar vergelijk het uurloon van jezelf eens met het uurloon van een VA. In die tijd kan jij weer andere dingen doen.

Een cursus volgen en zelf doen of uitbesteden heeft beide voor en nadelen.